Hồ sơ dự thầu, quyền lợi, nghĩa vụ và trách nghiệm là những cái mà nhà thầu phải nắm bắt được

Có rất nhiều các cuộc đấu thầu diễn ra, vì vậy quá trình mà nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu, hay bên mời thầu đánh giá Hồ sơ dự thầu đã phải tiến hành các bước bổ sung Hồ sơ rất nhiều, nhiều lúc còn gặp trở ngại và những hạn chế rào cản nhất định. Vì vậy, ta cần phải hiểu rõ được quy định và những gợi ý để cho quá trình thực hiện chuẩn bị Hồ sơ dự thầu cũng như cuộc chấm thầu của Bên mời thầu được diễn ra thuận lợi.

Theo khoản 1 và khoản 2, Điều 16 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP quy định:

1. “ Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.

2. Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của hồ sơ dự thầu.”

Vì vậy, có hai kịch bản, hãy phân tích kịch bản đầu tiên cho nhà thầu. Thông thường, trong hồ sơ mời thầu (đối với đấu thầu không qua mạng) luôn có điều khoản “nhà thầu có thể gửi tài liệu làm rõ hồ sơ mời thầu cho bên mời thầu trong thời hạn ___ ngày kể từ ngày đóng thầu”. Nội dung bỏ ngỏ cho nhà thầu, vì trong thời gian cho phép, nếu nhà thầu “quên” tài liệu quan trọng nào đó (nhưng không ảnh hưởng đến điều kiện tiên quyết) thì khi không có tài liệu này là chứng tỏ có thể ảnh hưởng đến kết quả chấm điểm / xếp hạng, kết quả. là từ "fail" thành "pass". Tài liệu hoặc sự chuẩn bị của nhà thầu có xu hướng thay đổi theo từng hồ sơ dự thầu, nhưng thường bị thiếu nhất, ví dụ: Thiếu xác nhận của chủ đầu tư về các vị trí có bố trí công việc tương tự trong gói thầu. Xác nhận của chủ đầu tư đối với các hợp đồng hoàn thành công trình tương tự; tài liệu xác nhận thiết bị thi công thuộc sở hữu của nhà thầu hoặc nhà thầu phụ mà nhà thầu thuê thiết bị của nhà thầu phụ (hóa đơn, đăng ký, đăng ký); xác nhận đặc tính kỹ thuật của thiết bị huy động Tài liệu tuân thủ yêu cầu của gói thầu; ... nên ở đây phải hiểu đây là quyền lợi chính đáng của nhà thầu khi nhận thấy hồ sơ dự thầu của mình còn thiếu một số tài liệu hoặc vì lý do thời gian không thể chuẩn bị khi nộp hồ sơ mềm.

Trường hợp 1 là trách nhiệm của Bên đặt hàng khi nhận thấy hồ sơ chào hàng của Bên mời thầu còn thiếu tài liệu hoặc nội dung của bản chào hàng kỹ thuật, bản chào hàng tài chính không đủ rõ ràng, chi tiết để nộp. có khả năng đánh giá và kết luận thì Chủ đầu tư có trách nhiệm yêu cầu nhà thầu cung cấp thêm các tài liệu xác nhận tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, những tài liệu này không căn cứ vào hồ sơ mời thầu đã nộp và được đánh giá không đúng với bản chất năng lực. và kinh nghiệm của nhà thầu và loại nhà thầu. Tuy nhiên, với vai trò của Bên đặt hàng, việc làm rõ Hồ sơ chào hàng của Nhà thầu trong khi đảm bảo không tiết lộ thông tin liên quan đến Hồ sơ dự thầu trong quá trình đánh giá theo Điều 7 cũng rất khó khăn. phải tiếp nhận và đánh giá các tài liệu để “bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu – khoản 3 Điều 16  Nghị định 63/2014/NĐ-CP”.Trong tình huống trên, để bạn đọc dễ hiểu, chúng tôi xin đưa ra một ví dụ cụ thể: Hồ sơ mời thầu nêu rõ yêu cầu về năng lực của thiết bị có yếu tố là nhà thầu phải chứng minh được khả năng huy động 04 xe ben. > = 10 tấn để thực hiện gói thầu Nhà thầu đề xuất 04 phương tiện thuộc sở hữu của nhà thầu, bản chào của nhà thầu bao gồm 03 phương tiện có đầy đủ giấy tờ chứng minh và 01 phương tiện X phần chứng cứ không rõ ràng (thiếu trang), Bên đặt hàng không gửi được văn bản kê khai có nội dung: “Nhà thầu thiếu hồ sơ xác nhận thiếu xe X. thiếu hồ sơ xác nhận quyền sở hữu và thiếu văn bản xác nhận thiếu xe X. tải trọng> = 10 tấn như đăng ký / đăng kiểm xe. tài liệu ..". Việc không thể nói trực tiếp (tiết lộ quy trình thẩm định hồ sơ) dẫn đến nhiều tình huống Chủ đầu tư phải giải thích nhiều lần, và đôi khi nhà thầu không biết “thế nào”. Đơn vị trao giải không hiểu Đối tượng trao thưởng muốn gì hoặc không “cố ý” loại trừ việc Đối tượng trao thưởng sử dụng công cụ giải thích để gây khó khăn cho nhà thầu. Khi làm rõ sự việc nêu trên, rút ​​kinh nghiệm của mình, chúng tôi khuyên, để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả, Bên đặt hàng nên có văn bản mời các nhà thầu đến trực tiếp Bên đặt hàng để làm rõ và ghi lại nội dung. của hợp đồng. Phiên điều trần sẽ được thực hiện bằng văn bản theo quy định tại Khoản 3 Điều 16 Nghị định 63/2014 / NĐ-CP.

Các nhà thầu cũng cần lưu ý, đối với trường hợp gói thầu thực hiện đấu giá qua mạng theo quy định tại Thông tư số 11/2019 / TT-BKHĐT thì nhà thầu được “tự thêm” theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 của nghị định 63/2014 / NĐ-CP không có trong các Mẫu tài liệu đấu thầu Mẫu tài liệu đấu thầu (rất tiếc - ý kiến ​​của tác giả), việc làm rõ giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu diễn ra trực tiếp trong hệ thống Muasamcong.