Có nên hay không nên đánh số thứ tự từng trang trong hồ sơ dự thầu?

Những điều cần lưu ý khi đánh số thứ tự trong hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu là một loại văn bản đặc biệt thường thì mất rất ít thời gian để chuẩn bị, nhưng đối với các gói thầu mang tính hình thức đấu thầu rộng rãi thì việc hoàn chỉnh cần tốn rất nhiều thời gian, các  gói thầu lắp ráp, gói thầu hỗn hợp,... cần có một bộ hồ sơ đấu thầu gồm nhiều gói thầu với các tài liệu đính kém với nó. Ở những bước cuối cùng của hồ sơ dự thầu thường hay bị vội do gần đến hạn nộp hồ sơ dự thầu, và thường thì chỉ khi gần đến đích thì các hồ sợ mới được chuẩn bị xong, bên cạnh đó  nếu chúng ta có tìm hiểu qua các mẫu hồ sơ mời thầu do chính Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành thì nó có đoạn chích như sau “Bản gốc của HSĐXKT, HSĐXTC phải được đánh máy hoặc viết bằng mực không phai, đánh số trang theo thứ tự liên tục”. Nếu như ví dụ chúng ta có “lỡ quên” không đánh số liên tục hoặc hoàn toàn kên không đánh số liên tục thì liệu hồ sơ dự thầu có bị hủy ở bước đánh giá hồ sơ có hợp lệ hay không ? Chúng ta cùng tìm hiểu các điều kiện và quy định:

Theo điều khoản của chính phủ“Việc đánh giá HSDT phải căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá HSDT và các yêu cầu khác trong hồ sơ mời thầu (HSMT), căn cứ vào HSDT đã nộp, các tài liệu giải thích, làm rõ HSDT của nhà thầu để bảo đảm lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm, có giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu (khoản 1, Điều 15 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ”, trong điều khoản về quy định đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu trong các mẫu HSMT do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành thì không đề cập đến các nội dung về xem xết loại HSDT/HSMT khi các nhà thầu không hoặc quên đánh số trang theo thứ tự liên tục, do vậy Bên mời thầu vẫn phải tiếp tục xem xét và đánh giá hồ sơ dự thầu của bên nhà thầu.
 

Qua đó, chúng ta cũng phải cân nhắc việc xem xét lại vấn đề này, đánh số trang theo thứ tự liên tục không những giúp cho Bên mời thầu mà trực tiếp là Tổ chuyên gia trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu có thể dễ dàng tra cứu các thông tin và ghi chép lại các thông tin cần thiết để có thể dễ dàng đánh giá, mà còn giúp cho việc kiểm tra tính thống nhất nội dung giữa bản gốc và bản chụp để phục vụ quá trình đánh giá chi tiết HSDT diễn ra thuận lợi hơn.

Qua những kinh nghiệm nhiều năm tham gia các buổi đấu thầu, chúng tôi đưa ra những lời khuyên chân thành tới các nhà đấu thầu để tránh có những sai sót không đáng có thì nên thực hiện các bước sau: khi làm một hồ sơ dự thầu thì nên có một bản gốc trước, sau đó khi đã hoàn chỉnh được bản gốc (đơn dự thầu có thể để phút cuối thực hiện) tiếp tục thực hiện đánh số thứ tự (máy đánh giá hiện nay trên thị trường được bán với giá rất phù hợp). Bước tiếp theo là đánh số thứ tự lên từng trang hồ sơ dự thầu bản gốc sau khi đã kiểm tra lần cuối các tài liệu của hồ sơ dự thầu. Các bước này giúp cho nhà thầu tránh bị nhầm lẫn hoặc không thể thống nhất giữa bản gốc và bản chụp dẫn tới viễn cảnh hồ sơ dự thầu bị loại một cách đáng tiếc.

Chúng tôi với hy vọng việc sử dụng công nghệ thông tin chính phủ sẽ dần được đấu thầu qua mạng trong tương lai không xa, việc thực hiện trên webform như chuẩn bị tài liệu sẽ tiết kiệm giảm được việc sử dụng bàn giấy làm việc, không những thế điều đó còn tránh được việc gây ra nhiều phiền phức trong công việc chuẩn bị và đánh giá hồ sơ dự thảo, vừa tiết kiệm thời gian và còn bảo vệ môi trường và tạo thuận lợi cho nhiều nhà thầu tham dự

DauThau.info của chúng tôi hiện nay cũng đang tiến hành phát triển dự án đấu thầu dành cho các nguồn vốn, chủ đầu tư khác trên hệ thống DauThau.net. Quan điểm thực hiện sẽ triển khai tháo gỡ những bất cập, giản lược những yếu tố không cần thiết để mang đến thuận lợi nhất cho bên mời thầu cũng như nhà thầu khi tham dự một cuộc đấu thầu.