Một bộ hồ sơ dự thầu đầy đủ gồm những gì?

1. Hồ sơ dự thầu là gì?

Hồ sơ dự thầu (HSDT) là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. HSDT gồm các thông tin và tài liệu chi tiết về khả năng và kinh nghiệm của nhà thầu, phương pháp làm việc, giá cả, điều kiện hợp đồng và các yếu tố khác liên quan đến dự án.

2. 5 phần chính của một bộ hồ sơ dự thầu

Một bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh thường sẽ có 5 phần tương ứng với 05 file thư mục được đăng tải đính kèm trên Hệ thống đấu thầu quốc gia. Dưới đây là 5 phần chính của một bộ hồ sơ dự thầu đầy đủ.

1. Hồ sơ công ty

Hồ sơ công ty là tài liệu chứa thông tin chi tiết về công ty, bao gồm các phần sau:

• Bảo lãnh dự thầu là quá trình mà một bên (thường là ngân hàng hoặc công ty bảo lãnh) cam kết đảm bảo cho nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp thực hiện đầy đủ và đúng hẹn các cam kết trong hợp đồng dự thầu. Bên bảo lãnh sẽ đảm bảo thanh toán số tiền đã được cam kết nếu bên thầu phụ không thực hiện đúng theo hợp đồng. Bảo lãnh dự thầu giúp tăng tính minh bạch, tin cậy và đảm bảo cho các bên liên quan trong quá trình thầu và thi công các dự án xây dựng.

• Đăng ký kinh doanh: chứng mình nhà thầu được công nhận là một doanh nghiệp hợp pháp. Trong quá trình đăng ký kinh doanh, người đăng ký sẽ cung cấp thông tin về tên công ty, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, thông tin liên hệ và các giấy tờ pháp lý liên quan. Sau khi hoàn thành quá trình đăng ký và các thủ tục liên quan, người đăng ký sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, xác nhận rằng họ đã trở thành một doanh nghiệp hợp pháp và có quyền hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

• Giấy phép hoạt động: Bao gồm giấy phép thành lập công ty và các giấy phép hoạt động liên quan như giấy phép kinh doanh, giấy phép xây dựng (nếu có), giấy phép môi trường và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Chứng chỉ hành nghề là một loại giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp phép cung cấp cho cá nhân hoặc tổ chức để chứng minh rằng họ đã hoàn thành và đáp ứng các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện một ngành nghề cụ thể. Chứng chỉ hành nghề được coi là một cách để đảm bảo chất lượng và tin cậy của người hoặc tổ chức thực hiện ngành nghề, đồng thời bảo vệ quyền lợi và sự an toàn của khách hàng hoặc người tiêu dùng.

• Chứng nhận: là một loại giấy chứng nhận được cấp phép để công nhận và vinh danh những thành quả, thành tích đáng kể mà một cá nhân hoặc tổ chức đã đạt được trong một lĩnh vực hoặc hoạt động cụ thể. Quá trình cấp chứng nhận thành tích thường bao gồm việc đánh giá và kiểm tra các tiêu chí xác định trước để đảm bảo rằng người hoặc tổ chức đủ điều kiện nhận được chứng nhận này. Chứng nhận thành tích thường có thời hạn và cần được duy trì bằng việc tiếp tục đạt được các thành tích và đáp ứng các yêu cầu liên quan.

2. Báo cáo tài chính và báo cáo tài liệu liên quan 

Trong hồ sơ dự thầu, báo cáo tài chính và báo cáo tài liệu liên quan đóng vai trò quan trọng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính và khả năng tài chính của một nhà thầu. 

• Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính là tài liệu tổng hợp các thông tin kế toán cho một khoảng thời gian nhất định, thông thường là một năm tài chính. Báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo biến động vốn. Báo cáo tài chính giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính và khả năng sinh lời của một công ty.

• Báo cáo kiểm toán: là một tài liệu được xuất bản bởi một công ty kiểm toán độc lập sau quá trình kiểm toán các tài liệu tài chính và thông tin liên quan của một tổ chức hoặc công ty. Báo cáo kiểm toán có mục đích cung cấp ý kiến chuyên nghiệp về tính đúng đắn, công bằng và trung thực của bộ tài chính đã được kiểm toán. Trong hồ sơ dự thầu báo cáo kiểm toán được coi là một tài liệu quan trọng để cung cấp thông tin đáng tin cậy cho bên mời thầu các bên liên quan khác.

• Trong hồ sơ dự thầu, tờ khai quyết toán thuế có thể được yêu cầu để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về thuế của doanh nghiệp tham gia dự thầu. Tờ khai này thường được yêu cầu để xác nhận rằng doanh nghiệp đã thực hiện đúng các nghĩa vụ thuế và có khả năng nộp đúng các khoản thuế liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng. Tờ khai quyết toán thuế trong hồ sơ dự thầu có vai trò quan trọng để đánh giá khả năng tài chính và tuân thủ các quy định về thuế của công ty dự thầu. Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng tờ khai được điền đúng và chính xác để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

• Biên bản kiểm tra quyết toán thuế trong hồ sơ dự thầu là một tài liệu mà cơ quan quản lý hoặc đơn vị dự thầu yêu cầu từ doanh nghiệp để xác nhận tính chính xác và tuân thủ các quy định về quyết toán thuế. Biên bản này thường được sử dụng để đánh giá khả năng tài chính và pháp lý của doanh nghiệp trong quá trình dự thầu.

3. Hợp đồng tương tự

• Hợp đồng tương tự trong hồ sơ dự thầu là một loại hợp đồng được yêu cầu từ các nhà thầu khi nộp hồ sơ dự thầu cho một dự án xây dựng hoặc cung cấp hàng hóa/dịch vụ. Hợp đồng tương tự là một biểu mẫu của hợp đồng đã được ký kết trước đó giữa bên mời thầu và bên nhận thầu cho một dự án tương tự.

• Nghiệm thu thanh lý là quá trình kiểm tra và xác nhận rằng một công trình, dự án hoặc tài sản đã được thực hiện và hoàn thành theo đúng yêu cầu, tiêu chuẩn và hợp đồng ban đầu. Thanh lý có thể áp dụng cho các công trình xây dựng, cơ sở hạ tầng, thiết bị, phương tiện vận chuyển, hay bất kỳ tài sản nào khác. Nếu công trình hoặc tài sản đã đạt đủ các tiêu chí nghiệm thu, quy trình thanh lý sẽ được hoàn tất và công trình/tài sản có thể được chấm dứt hoặc chuyển giao cho bên mới sử dụng hoặc bán đi. Trong trường hợp không đạt yêu cầu nghiệm thu, các hành động sửa chữa hoặc điều chỉnh cần được thực hiện để đạt được tiêu chuẩn và yêu cầu đã định.

• Hóa đơn GTGT hợp đồng là một loại hóa đơn được sử dụng để chứng từ việc giao dịch mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong quá trình kinh doanh. Hóa đơn GTGT thường được sử dụng trong các hợp đồng kinh tế và có tính chất pháp lý. Khi hai bên ký kết một hợp đồng, họ thường đồng ý về giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp và thuế GTGT áp dụng. Sau khi giao dịch hoàn thành, bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ phát hành hóa đơn GTGT cho bên mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

4.  Hồ sơ nhân sự và thiết bị

Hồ sơ nhân sự và thiết bị trong hồ sơ dự thầu là một phần quan trọng để đánh giá khả năng của nhà thầu trong việc thực hiện dự án. Đây là thông tin về nhân lực và thiết bị mà nhà thầu sẽ sử dụng để thực hiện công việc trong dự án.

Trong hồ sơ dự thầu, thông tin về nhân sự thường bao gồm:

• Hợp đồng lao động trong hồ sơ dự thầu là một tài liệu quan trọng cần được cung cấp khi tham gia vào quá trình dự thầu. Hợp đồng này có nhiệm vụ xác định các điều kiện, quyền và nghĩa vụ của nhà thầu (doanh nghiệp) và người lao động trong việc thực hiện công việc liên quan đến dự án dự thầu.

• Hợp đồng hóa đơn mua thiết bị trong hồ sơ dự thầu được dùng để xác định và thể hiện các điều khoản, điều kiện và cam kết giữa nhà thầu (doanh nghiệp) và nhà cung cấp thiết bị trong quá trình dự thầu. Hợp đồng này được sử dụng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định về mua sắm trong quá trình thực hiện dự án dự thầu.

• Bằng tốt nghiệp đại học là tài liệu chứng minh năng lực, trình độ học vấn của đội ngũ nhân sự. Bằng tốt nghiệp đại học được coi là bằng chứng về việc hoàn thành chương trình đào tạo và đạt được kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực tương ứng.

• Hợp đồng thuê thiết bị là loại hợp đồng cho thuê và sử dụng thiết bị cho mục đích kinh doanh hoặc dự án. Hợp đồng này được thể hiện các điều khoản, điều kiện và cam kết giữa bên thuê (doanh nghiệp hoặc cá nhân) và bên cho thuê thiết bị. Hợp đồng thuê thiết bị giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các điều kiện và cam kết giữa hai bên. Nó xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của cả bên thuê và bên cho thuê trong việc sử dụng và bảo trì thiết bị thuê.

• Chứng chỉ kê khai kinh nghiệm tương tự được sử dụng để chứng minh và đánh giá kinh nghiệm của công ty hoặc cá nhân tham gia dự thầu trong việc thực hiện các dự án tương tự đã hoàn thành. Chứng chỉ kê khai kinh nghiệm tương tự giúp đánh giá và đảm bảo tính chính xác của kinh nghiệm và khả năng thực hiện công việc của công ty hoặc cá nhân tham gia dự thầu. Nó cung cấp thông tin về các dự án đã hoàn thành thành công và chứng minh khả năng của nhà thầu trong việc đáp ứng yêu cầu và mức độ phức tạp của dự án mới.

• Trong hồ sơ dự thầu, giấy tờ chứng minh thiết bị là những tài liệu cung cấp thông tin về tính năng, chất lượng và xuất xứ của các thiết bị được đề xuất sử dụng trong dự án. Thông tin về thiết bị thường bao gồm:

5. Giải pháp và phương pháp luận thực hiện gói thầu

Giải pháp và phương pháp luận là các đề xuất của nhà thầu về việc thực hiện gói thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. 

Các đề xuất có thể bao gồm nhiều nội dung từ sự am hiểu của nhà thầu về gói thầu, bố trí nhân sự, đặc tính thông số kỹ thuật của hàng hóa cung cấp gói thầu, giải pháp cung cấp, lắp đặt, các dịch vụ bảo hành, bảo trì, các yếu tố về điều kiện thương mại, đào tạo chuyển giao công nghệ, kế hoạch tiến độ triển khai... 

Đối với gói thầu xây lắp ngoài ra sẽ là các vấn đề về biện pháp tổ chức thi công, tiến độ thi công, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường…

3. 3 giai đoạn chính để thực hiện hồ sơ dự thầu

Bên cạnh 5 phần tương ứng với 05 file thư mục được đăng tải đính kèm thì một bộ hồ sơ dự thầu đầy đủ cần trải qua 3 giai đoạn chính cụ thể như sau:

Giai đoạn 1: Nhận thông tin hồ sơ mời thầu và tiến hành đọc, hiểu những nội dung yêu cầu. Trong giai đoạn này, người chủ trì tổ chức lập hồ sơ dự thầu cần có cái nhìn tổng quát và hiểu về các lĩnh vực liên quan trong một gói thầu như tài chính, kinh nghiệm hợp đồng, nhân sự thiết bị và giải pháp thực hiện gói thầu. Các thao tác trong giai đoạn này nhằm xác định yêu cầu của hồ sơ mời thầu và chuẩn bị hoặc giao cho các bộ phận liên quan tài liệu cần thiết để đáp ứng yêu cầu đó.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị các tài liệu của hồ sơ dự thầu. Đây là giai đoạn yêu cầu các bộ phận phụ trách làm hồ sơ dự thầu phải tìm và chuẩn bị các tài liệu liên quan. Các tài liệu cụ thể như:

• Bảo lãnh dự thầu 

• Hồ sơ về công ty như đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, các chứng chỉ, chứng nhận mà công ty có

• Số liệu tài chính và báo cáo tài chính các năm gần đây (kèm theo báo cáo tài chính được kiểm toán - nếu có hoặc một trong các tài liệu khác) - Xem thêm: Hồ sơ dự thầu có bắt buộc nộp báo cáo tài chính có kiểm toán không?

• Các hợp đồng tương tự kèm theo biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và hóa đơn chứng từ chứng minh đã thực hiện hợp đồng đó

• Hồ sơ về nhân sự và thiết bị như bằng cấp, hợp đồng lao động, tài liệu chứng minh kinh nghiệm nhân sự, các tài liệu chứng minh thiết bị thuộc sở hữu (hóa đơn mua thiết bị) hoặc hợp đồng thuê thiết bị (nếu là thiết bị huy động)

• Giải pháp thực hiện gói thầu (phần này bám vào nội dung yêu cầu ở Chương III và Chương V của hồ sơ mời thầu để viết cho phù hợp với gói thầu)

• Đơn giá dự thầu và dự kiến giảm giá (nếu có).

Giai đoạn 3: Nộp thầu, Sau khi tài liệu đã được tập hợp và quét thành file (ưu tiên định dạng PDF hoặc file ảnh có thể đọc được), người chủ trì tổ chức lập hồ sơ dự thầu sẽ tổ chức các file hồ sơ thành nhóm và sau đó thực hiện khai báo hồ sơ dự thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (e-GP), đồng thời đính kèm các file hồ sơ đã chuẩn bị như đã nêu.

Trên đây là thông tin bộ hồ sơ dự thầu mà Huongdandauthau.com gửi đến quý nhà thầu. Quý nhà thầu có thắc mắc, cần hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0904.634.288 - 024.8888.4288

• Website:https://huongdandauthau.com 

Xem thêm:  

https://dauthau.asia/news/thong-tin-ho-tro/minh-hoa-1-bo-ho-so-du-thau-day-du-951.html