6 lời khuyên cho người mới bắt đầu tự tin hơn khi tham gia đấu thầu qua mạng

Hồ sơ dự thầu (Hồ sơ chào thầu) là gì?

Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Quy trình làm hồ sơ dự thầu

• Bước 1: Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công

Việc đọc kỹ hồ sơ mời thầu giúp chúng ta hiểu rõ được chi tiết quy trình trình thi công mà chủ đầu tư đề ra, và nắm được điều kiện quan trọng nhất trong hồ sơ mời thầu đề ra là gì, nếu một trong các điều kiện của chủ đầu tư đưa ra bị thiếu hoặc sai sót thì hồ sơ dự thầu của công ty sẽ bị loại ngay lập tức.

• Bước 2: Làm y nguyên các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu

Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu, không được để thiếu sót biểu mẫu nào vì nếu thiếu hoặc sai các biểu mẫu thì hồ sơ dự thầu của bạn cũng bị loại ngay.

• Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu theo mẫu

Đây là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình làm hồ sơ dự thầu vì nó quyết định hồ sơ dự thầu của bạn có đủ điều kiện và phù hợp để thực hiện gói thầu hay không.

Một hồ sơ mời thầu thường có 3 phần: 

• Năng lực (Năng lực dành cho gói thầu và năng lực công ty) 

• Biện pháp thi công

• Giá dự thầu.

Quy trình nộp hồ sơ dự thầu qua mạng

Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành Thông tư quy định chi tiết về lựa chọn nhà thầu qua Hệ thống mạng đấu thầu Quốc gia ở Điều 13 Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT như sau:

1. Nhà thầu chỉ nộp một bộ E-HSDT đối với một E-TBMT khi tham gia lựa chọn nhà thầu qua mạng. Trường hợp liên danh, thành viên đứng đầu liên danh (đại diện liên danh) hoặc thành viên được phân công trong thỏa thuận liên danh nộp E-HSDT.

2. Quy trình nộp E-HSDT:

a) Nhà thầu chọn số E-TBMT;

b) Nhà thầu nhập thông tin theo yêu cầu của E-HSMT và đính kèm các file để tạo thành bộ E-HSDT. Đối với nội dung liên quan đến tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, nhà thầu kê khai trên webform mà không cần đính kèm bản scan các văn bản, tài liệu liên quan.

c) Nhà thầu kiểm tra thông tin E-HSDT, nhấn vào nút “cam kết” trong giao diện đơn dự thầu và gửi E-HSDT lên Hệ thống.

3. Hệ thống thông báo cho nhà thầu tình trạng nộp E-HSDT (thành công hay không thành công). Hệ thống sẽ ghi lại các thông tin sau đây về việc nộp E-HSDT của nhà thầu: thông tin về bên gửi, bên nhận, thời điểm gửi, trạng thái gửi, số file đính kèm lên Hệ thống để làm căn cứ giải quyết kiến nghị, tranh chấp (nếu có).

4. Rút E-HSDT:

Nhà thầu được rút E-HSDT trước thời điểm đóng thầu. Hệ thống thông báo cho nhà thầu tình trạng rút E-HSDT (thành công hay không thành công). Hệ thống ghi lại thông tin về thời gian rút E-HSDT của nhà thầu.

5. Nộp lại E-HSDT:

Sau khi rút E-HSDT theo quy định tại khoản 4 Điều này, nhà thầu được nộp lại E-HSDT theo quy trình nêu tại khoản 2 Điều này. Trường hợp nhà thầu đã nộp E-HSDT trước khi bên mời thầu thực hiện sửa đổi E-HSMT theo Điều 12 Thông tư này thì nhà thầu đó phải nộp lại E-HSDT mới cho phù hợp với E- HSMT đã được sửa đổi.

6 lời khuyên cho người mới bắt đầu tự tin hơn khi tham dự đấu thầu qua mạng

DauThau.info sẽ cung cấp cho bạn 6 lời khuyên cần ghi nhớ khi tham gia đấu thầu qua mạng như sau:

1. Đọc kỹ Hướng dẫn sử dụng tham dự thầu trên Hệ thống đấu thầu quốc gia. Nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm và chưa từng tham gia đấu thầu qua mạng thì nên dự thầu thử 1 lần trên Hệ thống đấu thầu quốc gia, ở đó sẽ có rất nhiều mã cho phép các nhà thầu tham dự thầu thử.

2. Chuẩn bị và tham dự thầu ít nhất trước 1 ngày so với thời điểm đóng thầu. Đây là kinh nghiệm “xương máu” của rất nhiều nhà thầu. Trong quá trình đấu thầu không thể tránh được những sai sót hoặc hệ thống bị lỗi trong quá trình thực hiện, tốt nhất là bạn nên chủ động chuẩn bị và tham dự trước để hạn chế những rủi ro khi hệ thống có vấn đề. Các bạn cũng đừng quá lo lắng vì mình có nộp sớm hay muộn thì Bên mời thầu cũng không thể biết trước được mình đã nộp hay xem được Hồ sơ dự thầu của mình như thế nào vì chỉ khi đến thời điểm mở thầu Hệ thống mới cho phép Bên mời thầu vào xem được các thông tin liên quan.

3. Chuẩn bị cho mình một máy tính có kết nối mạng ổn định và mạnh nhất. Khi tham dự, hãy xem lại kết nối mạng, tốt nhất nên sử dụng máy có kết nối mạng ổn định nhất, tốc độ tốt, tránh không nên dùng 3G.

4. Cài đặt sẵn các phần mềm hỗ trợ như Teamview/Ultraview vào máy tính dùng tham dự thầu. Đối với máy tính dùng để tham dự thầu, nên cài các phần mềm hỗ trợ như Teamview/Ultraview để trong trường hợp khẩn cấp gọi điện lên tổng đài Hệ thống đấu thầu quốc gia, các tư vấn viên sẽ điều khiển và can thiệp máy tính của bạn từ xa một cách kịp thời.

5. Cẩn thận trong quá trình scan và lưu các file đính kèm. Các hồ sơ tài liệu đã thực hiện scan nên để dưới dạng PDF và có dung lượng nhỏ (thích hợp nhất là < 4MB), và chia theo từng loại văn bản quan trọng (Ví dụ: Bảo lãnh dự thầu; Thỏa thuận liên danh; Giấy ủy quyền rồi mới đến các file về kỹ thuật/catalogue...). Các file đính kèm lưu ý không được đặt mật khẩu và chứa virut nếu không sẽ bị coi như không nộp file đính kèm.

6. Xem lại tình trạng Hồ sơ dự thầu của mình. Sau khi đã gửi Hồ sơ dự thầu thành công, cần phải quay lại hệ thống xem trạng thái đối với Hồ sơ dự thầu của mình, nếu xuất hiện "Xác nhận đã gửi" là đã thành công.

Trên đây là một số lời khuyên cho các nhà thầu mới tham gia đấu thầu qua mạng lần đầu từ DauThau.info. Hi vọng rằng qua bài viết này các nhà thầu sẽ tránh được các trường hợp đáng tiếc xảy ra khi không nộp được Hồ sơ dự thầu trước thời gian đóng thầu. 

Chúc các nhà thầu may mắn và thuận lợi trong quá trình đấu thầu.

>>> XEM THÊM: 4 điểm khác biệt giữa đấu thầu tư nhân và đấu thầu vốn ngân sách Nhà nước