Hướng dẫn làm hồ sơ dự thầu (P3 - Gói thầu tư vấn)

Theo Luật đấu thầu 2013, gói thầu tư vấn là việc lựa chọn nhà thầu thực hiện một số hoạt động bao gồm: lập, đánh giá báo cáo quy hoạch, tổng sơ đồ phát triển, kiến trúc; khảo sát, lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, báo cáo đánh giá tác động môi trường; khảo sát, lập thiết kế, dự toán; lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất; thẩm tra, thẩm định; giám sát; quản lý dự án; thu xếp tài chính; kiểm toán, đào tạo, chuyển giao công nghệ; các dịch vụ tư vấn khác.

2. Các bước chuẩn bị hồ sơ dự thầu gói tư vấn

2.1. Các giấy tờ cung cấp thông tin doanh nghiệp

Phần này chúng ta cần cung cấp các thông tin về doanh nghiệp:

• Đăng ký kinh doanh (Lưu ý nếu là đấu thầu trên mạng thì hệ thống hiện nay yêu cầu chúng ta phải khai báo, cập nhật ở hồ sơ năng lực nhà thầu).
• Các giấy tờ chứng minh năng lực thực hiện tư vấn chuyên ngành, ví dụ như tư vấn thiết kế (chứng nhận năng lực hoạt động tư vấn), tư vấn giám sát (chứng nhận hành nghề)...
• Báo cáo tài chính các năm gần nhất, nếu có báo cáo đã kiểm toán là tốt nhất, không có thì cung cấp các giấy tờ khác tương đương như Biên bản kiểm tra quyết toán thuế; Biên bản xác nhận số thuế đã nộp.

2.2. Khai báo về nhân sự

Đối với các doanh nghiệp tư vấn thì dịch vụ cung cấp chính phụ thuộc vào nhân sự tham dự. Khi tham dự, các biểu mẫu kê khai để cấu thành nên giá dự thầu do đó việc kê khai nhân sự là cần thiết (Tuy nhiên, hiện nay hệ thống kê khai trên webform của Muasamcong chưa cho phép link từ dữ liệu kê khai tại bước kê khai năng lực ra các biểu mẫu đề xuất nhân sự-Chúng tôi cũng chưa hiểu tại sao), sở dĩ chúng tôi vẫn khuyến nghị quý độc giả, nhà thầu thực hiện kê khai tại đây vì chúng tôi cho rằng về mặt logic đương nhiên việc nhà thầu sẽ phải kê khai nhân sự một lần và sử dụng cho suốt quá trình sau này (Có lẽ hệ thống sắp tới sẽ cải tiến nội dung này), tránh trường hợp chúng ta cứ phải kê khai thủ công cùng một dữ liệu trong khi dữ liệu đó đã khai báo một lần tại bước năng lực rồi.

2.3. Kê khai các biểu mẫu trên webform

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, tìm đến đúng gói thầu và nhấn tham dự chúng ta sẽ phải tiến hành kê khai một số nội dung quan trọng để hệ thống tự động kết xuất ra đơn dự thầu, một số kê khai cần thiết sau:

• Thời gian thực hiện hợp đồng (Có lựa chọn theo ngày hoặc tháng), ở mục này chúng ta cần đọc kỹ ở hồ sơ mời thầu, xem xét yêu cầu thời gian thực hiện hợp đồng tối đa là bao nhiêu ngày (thường nội dung này ở Chương II và Chương V), ngoài ra phải xem xét thêm thời gian thực hiện hợp đồng trong biểu tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật (Chương III-nếu có) để có đề xuất thời gian phù hợp nhất thì mới đạt được điểm kỹ thuật tốt nhất (nếu Chương III có quy định).
• Tỷ lệ giảm giá: Nếu chúng ta không có giảm giá thì lưu ý không nhập số nào vào (kể cả số 0), nếu có tỷ lệ giảm giá thì nhập tỷ lệ đó vào đây.
• Đính kèm hồ sơ đề xuất về kỹ thuật: Chúng ta thực hiện đính kèm file hồ sơ đề xuất kỹ thuật (hoặc Giải pháp và phương pháp luận) tại đây, lưu ý cách làm tài liệu này chúng tôi sẽ nói tại Mục 3 dưới đây.
• Sau khi nhấn vào cam kết, chúng ta chuyển sang các bước khác kê khai về đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính.

2.4. Kê khai đề xuất về kỹ thuật

Tại bước kê khai về đề xuất kỹ thuật chúng ta sẽ phải thực hiện kê khai qua 04 mẫu (Mẫu số 07, mẫu số 08a, mẫu số 08b, mẫu số 09), cụ thể:

• Mẫu số 07: Kê khai về liên danh, nếu không liên danh chúng ta chỉ cần tích chọn vào mục không liên danh. Trong trường hợp liên danh để tham dự thì các bước thực hiện hơi phức tạp, khi đó chúng ta phải vào lại từ đầu ở chức năng của nhà thầu tìm vào mục Liên danh để tạo liên danh, sau các bước khai báo (cũng hơi phức tạp và mất thời gian) chúng ta chờ phía liên danh cùng tham dự vào xác nhận thì mới có thể tiến hành liên danh được.
• Mẫu số 08a và 08b: Kê khai về số lượng nội dung công việc và nhân sự thực hiện. Ở bước này chúng ta lưu ý kê khai các nhân sự theo webform yêu cầu. Tuy nhiên cần lựu ý đối với nhân sự thuộc biên chế công ty cần có giấy tờ kèm theo như hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm, phân công công việc (thường đối với các đơn vị nhà nước); Đối với nhân sự chủ chốt do nhà thầu huy động thì cần có thỏa thuận giao việc/hợp đồng chuyên gia hay các hình thức phù hợp với Luật lao động để chứng minh, trong đó có nói rõ lý do tại sao lại huy động nhân sự này; Đối với nhân sự khác huy động cũng cần có các tài liệu chứng minh kèm theo.
• Mẫu số 09: Tiến độ thực hiện công việc tư vấn, ở đây chúng ta đính kèm biểu tiến độ thực hiện chuẩn bị sẵn. Đối với tiến độ chúng ta cần bám sát nội dung từng công việc được mô tả tại Chương V, thời gian thực hiện hợp đồng đã khai báo tại bước Đơn dự thầu (Lưu ý hai nội dung này phải khớp nhau). Tiến độ từng công việc cũng cần phải logic với tiến độ thực hiện của từng nhân sự đã khai báo tại Mẫu 08b.

2.5. Kê khai đề xuất tài chính

Tại bước kê khai về đề xuất tài chính chúng ta sẽ phải thực hiện kê khai qua 04 mẫu (Mẫu số 11a, mẫu số 11b, mẫu số 12, mẫu số 13), cụ thể:

• Mẫu số 11a: Mẫu này rất quan trọng vì nó sẽ kết chuyển và hình thành nên giá dự thầu, chúng ta thực hiện kê khai mức thù lao cho từng chuyên gia theo webform, số lượng các chuyên gia và tháng được lấy tự động từ biểu mẫu số 08b sang.
• Mẫu số 11b: Hiện nay mẫu này cho phép kê khai nhận số liệu mà không cho phép bỏ qua (?) trong trường hợp hồ sơ mời thầu không yêu cầu (Chúng tôi cũng chưa hiểu tại sao), việc kê khai ở mẫu này tương đối phức tạp vì liên quan đến nhiều thông số (Lương cơ bản, cấp bậc, phụ cấp...) tuy nhiên nếu chúng ta đọc trong hồ sơ mời thầu không yêu cầu phân tích chi phí thù lao chuyên gia thì có thể kê khai theo mức lương thấp nhất mà công ty chi trả. Trường hợp hồ sơ mời thầu có yêu cầu phân tích thù lao chuyên gia thì buộc lòng chúng ta phải kê khai số liệu để sao ra mức thù lao (tổng cuối cùng) phải khớp với số liệu tại mẫu số 11a (Việc này hơi lạ là hệ thống lại không cho phép link và kết xuất ngược về mẫu số 11a?).
• Mẫu số 12: Chi phí khác cho chuyên gia, tại mẫu kê khai này chúng ta đưa số liệu cho các chi phí khác như đi lại, vé máy bay, hội nghị, hội thảo...; Chi phí tại mục này cộng với chi phí tại Mẫu số 11a sẽ thành giá tham dự thầu.
• Mẫu số 13: Tổng hợp chi phí sẽ kết chuyển giá trị từ mẫu số 11a và mẫu số 12 sang công với phần thuế, đối với phần thuế thông thường là 10% của tổng hai giá trị bên trên. Lưu ý hệ thống chỉ cho phép nhập giá trị, do đó chúng ta phải cộng số tiền hai mục trên rồi nhân với tỷ lệ % ra con số và điền vào ô này.

3. Cách chuẩn bị hồ sơ đề xuất kỹ thuật để đạt hiệu quả cao nhất

Như chúng ta đã biết, các gói thầu tư vấn đều trải qua hai túi hồ sơ, bên mời thầu xem xét, đánh giá về kỹ thuật trước sạu đó chỉ những nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật mới được mở hồ sơ đề xuất về tài chính. Do đó bước chuẩn bị kỹ thuật là rất quan trọng, chúng ta cần đọc kỹ yêu cầu kỹ thuật (Tại chương III và chương V) để có đề xuất kỹ thuật tốt nhất, khi đó cần lưu ý trọng tâm vào những vấn đề sau:

• Kinh nghiệm và năng lực nhà thầu: Chúng ta cần chuẩn bị và kê khai theo Mẫu số 03, lưu ý các thông tin kê khai trong mẫu này cần bám sát các thông tin yêu cầu tại Điểm 1 Mục 2 - Tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật của hồ sơ mời thầu.
• Giải pháp và phương pháp luận: Trong mục này cần viết rõ ràng, mạch lạc theo từng mục yêu cầu tại Điểm 2- Mục 2 - Tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật của hồ sơ mời thầu. Tùy theo từng hồ sơ mời thầu sẽ có những yêu cầu khác nhau, tuy nhiên để đạt được điểm cao, chúng ta cần bám sát yêu cầu, đối với mỗi yêu cầu cần viết đủ giải pháp và phương pháp luận cho từng vấn đề. Phần này cần trình bày kết cấu theo 3 nội dung chính gồm: 1. Giải pháp và phương pháp luận; 2. Kế hoạch công tác; 3. Tổ chức và nhân sự
• Nhân sự: Đây là phần quan trọng và "ăn điểm" do đó các đề xuất nhân sự thực hiện chúng ta phải lưu ý từ bằng cấp, chứng chỉ yêu cầu đến số năm kinh nghiệm. Đặc biệt để tránh những vấn đề phải làm rõ tại lý lịch chuyên gia tư vấn (Mẫu số 06-Hồ sơ mời thầu) chúng ta cần kê khai sát với nội dung tương tự gói thầu đang thực hiện, kèm theo các tài liệu chứng mình nhân sự này đã thực hiện tham gia đối với dự án/công trình đó.

4. Các lưu ý quan trọng khi thao tác trên hệ thống

• Trong suốt quá trình thao tác chúng ta cần thường xuyên nhấn nút lưu trên màn hình để mỗi quá trình kê khai được lưu lại trên hệ thống. Nếu không lưu đến mỗi bước quá trình có thể gặp lỗi không hoàn thành và chúng ta lại phải kê khai lại từ đầu rất mất nhiều thời gian. 
• Trong quá trình khai báo, tại mỗi bước (kể cả lưu) hệ thống đòi hỏi đăng nhập chứng thư số và mật khẩu rất nhiều lần, hãy kiên nhẫn làm theo cho đến khi nộp hồ sơ thành công.
• Sau khi đã nộp hồ sơ thành công cần vào kiểm tra lại tình trạng nộp hồ sơ ở mục "Văn bản gửi" để chắc chắn rằng hồ sơ dự thầu của mình đã gửi thành công.
• Không nên đến sát giờ mới đăng nhập để nộp hồ sơ, nhiều người vẫn nghĩ rằng cứ chuẩn bị một bộ hồ sơ giấy đầy đủ sau đó đăng nhập rồi upload hồ sơ lên hệ thống là xong, thực tế không phải vậy. Tác giả bài viết đã phải thao tác thực tế một hồ sơ và mất khoảng hơn 4h đồng hồ mới thực hiện thành công trên hệ thống. Do đó lời khuyên chân thành chúng tôi đưa ra là cần thực hiện trước đó 01 ngày.
• Nếu có thể, hãy chuẩn bị tất cả các số liệu, biểu mẫu như Mẫu số 06 chúng tôi đính kèm theo đây: Mẫu số 06, khi đăng nhập vào chúng ta chỉ cần thực hiện các thao tác copy và paste từ mẫu chuẩn bị sẵn vào hệ thống thì sẽ nhanh và tiết kiệm thời gian rất nhiều.

Trên đây là bài viết gợi ý của Huongdandauthau.com để chúng ta có hình dung về những vấn đề trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Trong quá trình thực hiện nếu các bạn gặp vướng mắc xin vui lòng gọi số hotline của chúng tôi: 0904634288 để được hỗ trợ.

Trân trọng cảm ơn quý độc giả đã quan tâm và theo dõi.