Chuẩn bị bảo lãnh dự thầu như thế nào?

Tại một cuộc đấu rộng rãi gói thầu xây lắp do Chủ đầu tư A tổ chức, hồ sơ mời thầu đã phát hành quy định thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu tối thiểu là 90 ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu, nhà thầu tham dự thầu phải nộp kèm theo bảo lãnh dự thầu có hiệu lực tối thiểu là 120 ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. Thời điểm đóng thầu xác định theo Bảng dữ liệu đấu thầu là 9h00’ ngày 01/5/2017, thời điểm mở thầu là 9h30’ ngày 01/5/2017.

Đến thời điểm mở thầu, thư bảo lãnh dự thầu của ngân hàng phát hành cho nhà thầu NT1 có ghi “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ 8h00 ngày 01/5/2017 đến 9h30’ ngày 28/8/2017”, thư bảo lãnh dự thầu của các nhà thầu khác đều ghi “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực 120 ngày kể từ ngày 01/5/2017”. Về giá trị và các điều kiện khác hợp lệ, vậy khi đánh giá thư bảo lãnh của các nhà thầu đối với cuộc đấu thầu này như thế nào? Cùng Huongdandauthau.com xem xét vấn đề:

Đối với cách ghi hiệu lực trong thư bảo lãnh “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực 120 ngày kể từ ngày 01/5/2017” là cách ghi thông thường phổ biến, nhưng cũng có ý kiến đánh giá cho rằng nếu ghi như vậy thì Thư bảo lãnh dự thầu không hợp lệ vì không xác định được chính xác thời gian có hiệu lực của đảm bảo dự thầu từ khi nào (9h, 10h hay 15h …). Đây là cách hiểu khá máy móc và không được chấp nhận bởi lẽ một khi đã ghi “kể từ ngày 01/5/2017” điều đó đồng nghĩa là bảo lãnh đã có hiệu lực từ 0h00’ ngày 01/5/2017, bất kỳ phát sinh nào liên quan đễn trách nhiệm chi trả của Bên bảo lãnh thực hiện trong ngày 01/5/2017 đến hết thời gian hiệu lực đều phải được thực hiện.

Quay trở lại với hiệu lực ghi trong thư bảo lãnh của nhà thầu NT1, nếu nhẩm tính sơ bộ từ ngày 01/5/2017 đến ngày 28/8/2017 thì đủ 120 ngày tức là đáp ứng theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên, do trong Thư bảo lãnh ghi “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ 8h00 ngày 01/5/2017 đến 9h30’ ngày 28/8/2017” do đó đến ngày 27/8/2017 mới có 119 ngày, đến 24h00’ ngày 28/8/2017 mới đủ 120 ngày, như vậy nếu tính đúng thì thư bảo lãnh này chưa đủ 120 ngày theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, do đó NT1 có bảo lãnh không hợp lệ và sẽ bị loại. Trường hợp này sẽ thấy rõ qua ví dụ tại thời điểm 14h00’ ngày 28/8/2017 xảy ra vấn đề Bên mời thầu/Chủ đầu tư gửi yêu cầu cho Bên bảo lãnh đề nghị chi trả giá trị ghi trong thư bảo lãnh do nhà thầu NT1 vi phạm trong đấu thầu sẽ không được đáp ứng do thời điểm 14h00’ ngày 28/8/2017 đã hết hạn hiệu lực của Thư bảo lãnh dự thầu. Xảy ra sơ xuất trên một phần do người chuẩn bị hồ sơ dự thầu chủ quan, không kiểm tra thư bảo lãnh do ngân hàng phát triển hoặc kiểm tra nhưng không hiểu sâu sắc vấn đề, một phần là do bộ phận đề nghị ngân hàng phát hành bảo lãnh (thường là bộ phận tài chính, kế toán) không nắm được bản chất của vấn đề.
 

Ngoài tình huống trên còn có những tình huống tương tự có cách ghi như “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ ngày 01/5/2017 đến ngày 28/8/2017”, “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ ngày 01/5/2017 đến hết ngày 28/8/2017”, “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ ngày 01/5/2017 đến 24h00’ ngày 28/8/2017”, “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ 9h00’ ngày 01/5/2017 đến 24h00’ ngày 28/8/2017”. Để có thể xét đúng sai cho từng tình huống trên chúng ta phải dựa vào bản chất cuối cùng của Thư bảo lãnh dự thầu đó là hợp lệ khi trong khoảng thời gian có hiệu lực của bảo lãnh dự thầu thì Bên mời thầu/Chủ đầu tư phải thu được số tiền ghi trong thư bảo lãnh nếu nhà thầu đó vi phạm, ngày nộp hồ sơ dự thầu được tính là một ngày trong tổng số ngày có hiệu lực, ngày cuối cùng có hiệu lực là phải tính đến hết ngày hôm cuối cùng của tổng số ngày theo yêu cầu, không phải là một thời điểm trong ngày.
 

Để tránh những sai sót đáng tiếc khi chuẩn bị thư bảo lãnh của ngân hàng, các nhà thầu cần lưu ý mấy vấn đề sau:

Đối với Tổ chuyên gia/Bên mời thầu khi đánh giá, xem xét Thư bảo lãnh dự thầu của các nhà thầu nộp kèm theo hồ sơ dự thầu cần cẩn trọng, hiểu thấu bản chất vấn đề, không suy diễn chủ quan để đảm bảo mục tiêu công bằng, cạnh tranh, minh bạch và mang lại hiệu quả kinh tế.