Biên bản đóng thầu là gì? Mẫu biên bản đóng thầu mới nhất hiện nay

Biên bản đóng thầu là gì?

• Thời gian, địa điểm đóng thầu
• Danh sách nhà thầu đã nộp hồ sơ
• Tình trạng phong bì hồ sơ (nguyên vẹn, niêm phong, có bị rách hoặc sai sót không?)
• Xác nhận của đại diện chủ đầu tư và tổ chuyên gia đấu thầu

Quy định về thời điểm đóng thầu trong đấu thầu qua mạng

Trong đấu thầu, thời điểm đóng thầu chính là hạn cuối cùng để nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu. Đây không chỉ là mốc thời gian mang tính thủ tục, mà còn là căn cứ pháp lý để chủ đầu tư xử lý các tình huống phát sinh. Vậy nếu đến hạn nhưng không có hoặc chỉ có 1 nhà thầu tham gia thì xử lý thế nào?

Trường hợp không có nhà thầu tham gia

Theo quy định tại khoản 4 Điều 140 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đến thời điểm đóng thầu nhưng không có nhà thầu tham gia thì chủ đầu tư xử lý như sau:

• Hủy thông báo mời quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu để mời thầu lại. Trong trường hợp này, trước khi mời thầu lại, cần rà soát, sửa đổi hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu (nếu cần thiết) để bảo đảm trong hồ sơ không có điều kiện nào nhằm hạn chế sự tham dự thầu của nhà thầu hoặc tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.
• Gia hạn thời điểm đóng thầu tối thiểu là 05 ngày làm việc đối với gói thầu đang thực hiện mời quan tâm, mời sơ tuyển, gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng, gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng; gia hạn thời điểm đóng thầu tối thiểu là 10 ngày đối với gói thầu khác.

Trường hợp chỉ có 1 nhà thầu tham gia

Theo quy định tại khoản 5 Điều 140 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đến thời điểm đóng thầu mà chỉ có 1 nhà thầu tham gia thì chủ đầu tư xử lý như sau:

• Mở thầu ngay để tiến hành đánh giá
• Gia hạn thời điểm đóng thầu 
  • Tối thiểu 05 ngày làm việc đối với gói thầu áp dụng mời quan tâm, mời sơ tuyển, hình thức chào hàng cạnh tranh, gói thầu tư vấn đơn giản, gói thầu tư vấn cấp bách cần thực hiện ngay do yêu cầu về tiến độ được tổ chức đấu thầu trong nước
  • Tối thiểu 10 ngày đối với gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường.

Như vậy, trường hợp không có (hoặc chỉ 1) nhà thầu tham gia, chủ đầu tư linh hoạt xử lý: hoặc kéo dài thời gian để tăng tính cạnh tranh hoặc mở thầu luôn để không kéo dài tiến độ.

Mẫu biên bản đóng thầu mới nhất hiện nay

Đầu tiên, chúng ta cần phân biệt rõ giữa đấu thầu lựa chọn nhà thầu và đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư khi nói về biên bản đóng thầu:

• Đối với nhà thầu:
  Theo Thông tư 79/2025/TT-BKHĐT, không còn mẫu biên bản đóng thầu. Nguyên nhân là bởi trong đấu thầu qua mạng, thủ tục đóng thầu đã được Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia thực hiện tự động. Khi đến thời điểm đóng thầu, Hệ thống sẽ tự động khóa chức năng nộp hồ sơ dự thầu và ghi nhận thời điểm chính thức. Nhờ đó, quy trình trở nên minh bạch, đồng bộ và không cần biên bản đóng thầu bằng văn bản như trước đây.

• Đối với nhà đầu tư:
  Khác với lựa chọn nhà thầu, việc lựa chọn nhà đầu tư (cho dự án PPP, dự án có sử dụng đất hoặc các dự án phải đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư) vẫn bắt buộc lập biên bản đóng thầu bằng văn bản. Theo quy định tại Thông tư 80/2025/TT-BKHĐT, mẫu biên bản đóng thầu đã được ban hành kèm theo phụ lục.

Biên bản đóng thầu phải thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản, bao gồm:

• Thông tin chung về dự án/gói thầu: tên dự án hoặc dự toán mua sắm, tên gói thầu theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
• Thông tin về chủ đầu tư: tên đơn vị, người đại diện, chức vụ.
• Danh sách các nhà đầu tư/nhà thầu nộp hồ sơ tính đến thời điểm đóng thầu: ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại/fax, tình trạng niêm phong hồ sơ và các ghi chú liên quan.
• Thời điểm và địa điểm đóng thầu: ghi cụ thể theo thực tế tổ chức.
• Xác nhận chữ ký của đại diện chủ đầu tư: ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu có.

Tải mẫu biên bản đóng thầu

Để thuận tiện cho các bên mời thầu và nhà đầu tư trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, dưới đây là mẫu biên bản đóng thầu mới nhất được ban hành kèm theo Thông tư 80/2025/TT-BKHĐT. Mẫu này được áp dụng trong các gói thầu lựa chọn nhà đầu tư, còn đối với lựa chọn nhà thầu thì không cần lập biên bản đóng thầu vì Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đã tự động ghi nhận thời điểm đóng thầu.

XEM và DOWNLOAD mẫu biên bản đóng thầu tại đây: 
https://huongdandauthau.com/uploads/huong-dan-dau-thau/vbpl/phu-luc-1.docx 

Lời kết

Trên đây là những thông tin cơ bản về biên bản đóng thầu cùng mẫu biểu mới nhất theo quy định hiện hành. Có thể thấy, biên bản đóng thầu đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận tình hình nộp hồ sơ dự thầu, đảm bảo tính công khai, minh bạch và tuân thủ đúng quy trình pháp lý.

Trường hợp bạn cần tư vấn về tình huống cụ thể trong đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0904.634.288 - 024.8888.4288
• Website: https://huongdandauthau.com 
• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong