Mẫu tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu chuẩn và mới nhất năm nay

Tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu là gì?

Dù hiện nay chưa có quy định cụ thể nào trong hệ thống pháp luật định nghĩa rõ khái niệm "tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu", nhưng trên thực tế, văn bản này đóng vai trò hết sức cần thiết trong quy trình đấu thầu.

Tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu được soạn thảo nhằm mục đích trình chủ đầu tư hoặc bên mời thầu xem xét, cho ý kiến và phê duyệt nội dung hồ sơ mời thầu trước khi được ban hành rộng rãi. Tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu giúp đảm bảo quá trình phát hành hồ sơ mời thầu diễn ra đúng quy định, đúng với kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt trước đó.

Nói một cách dễ hiểu, tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu là văn bản trình bên có thẩm quyền phê duyệt nội dung hồ sơ mời thầu, từ đó làm cơ sở cho việc phát hành chính thức.

Nội dung bắt buộc trong tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu

Trong quá trình xin phê duyệt hồ sơ mời thầu, việc chuẩn bị một tờ trình đầy đủ, rõ ràng là điều cần thiết để trình cấp có thẩm quyền xem xét và thông qua. Mẫu tờ trình cần phản ánh các thông tin chính liên quan đến gói thầu, quá trình soạn thảo hồ sơ mời thầu và các căn cứ pháp lý liên quan.

Thông thường, một tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu sẽ bao gồm các phần nội dung chính như sau:

1. Thông tin mở đầu

Trình bày các thông tin về:

• Tên đơn vị trình 
• Số hiệu văn bản, ngày tháng lập tờ trình
• Tên tờ trình
• Kính gửi: Ghi tên chủ đầu tư/bên mời thầu

2. Căn cứ pháp lý và cơ sở lập hồ sơ mời thầu

• Liệt kê các văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở, chẳng hạn như: Luật Đấu thầu 2023, Nghị định 24/2024/NĐ-CP, Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT...
• Căn cứ quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu…

3. Nội dung gói thầu

Bao gồm các thông tin về:

• Tên gói thầu
• Giá gói thầu
• Nguồn vốn
• Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu
• …

Những lỗi thường gặp khi lập tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu

Dưới đây là các lỗi thường gặp khi lập tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu mà các tổ chức, đơn vị cần lưu ý để tránh bị trả lại hồ sơ hoặc chậm tiến độ phát hành:

1. Thiếu căn cứ pháp lý hoặc trích dẫn sai quy định

• Không nêu rõ các văn bản pháp luật làm cơ sở cho việc lập hồ sơ mời thầu.
• Dẫn chiếu sai Luật, Nghị định hoặc Thông tư đã hết hiệu lực, ví dụ trích dẫn Luật Đấu thầu 2013 thay vì Luật Đấu thầu 2023.
• Bỏ sót quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu - một căn cứ quan trọng.

2. Ghi không chính xác thông tin gói thầu

• Sai tên gói thầu, mã gói thầu, hoặc nhầm lẫn về quy mô, phạm vi công việc.
• Thông tin về giá gói thầu, nguồn vốn hoặc thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu không khớp với kế hoạch đã được duyệt.
• Ghi không đúng tên chủ đầu tư hoặc bên mời thầu.

3. Nội dung hồ sơ mời thầu trình sơ sài, chưa rõ ràng

• Không mô tả khái quát nội dung hồ sơ mời thầu, chỉ trình kèm bản mềm/bản in mà không tóm tắt điểm nổi bật.
• Không nêu được những nội dung quan trọng như tiêu chí đánh giá, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, điều kiện hợp đồng...

4. Lỗi hình thức và hành chính

• Thiếu số hiệu văn bản, ngày tháng hoặc bố cục trình bày không chuẩn theo thể thức văn bản hành chính.
• Lỗi chính tả, sai câu cú hoặc ngôn ngữ chưa phù hợp.
• Thiếu chữ ký, đóng dấu của đơn vị trình…

Lưu ý: Việc lập tờ trình sơ sài, thiếu chính xác có thể khiến hồ sơ bị trả lại, phải bổ sung nhiều lần, ảnh hưởng tiến độ phát hành hồ sơ mời thầu. Do đó, các đơn vị nên kiểm tra kỹ nội dung, cập nhật đúng quy định hiện hành, và sử dụng các mẫu biểu chuẩn để tránh sai sót không đáng có.

Mẫu tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu

Mẫu tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu qua mạng (E-HSMT) được quy định cụ thể tại Phụ lục 1B ban hành kèm theo Thông tư số 22/2024/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

XEM và DOWNLOAD mẫu tờ trình phê duyệt HSMT TẠI ĐÂY!

Lời kết

Tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu là bước thủ tục quan trọng, đảm bảo hồ sơ mời thầu được phát hành đúng quy định và phù hợp với kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được thông qua. Việc nắm rõ nội dung, trình tự và cách trình bày tờ trình không chỉ giúp đơn vị lập hồ sơ tiết kiệm thời gian, công sức mà còn góp phần bảo đảm tính minh bạch, hiệu quả trong quá trình tổ chức đấu thầu.

Hy vọng những thông tin chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và cách lập tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu. Đừng quên theo dõi Huongdandauthau.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về đấu thầu và các quy định pháp lý liên quan!

Trường hợp bạn cần hỗ trợ phần mềm hoặc tư vấn về tình huống cụ thể trong đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0904.634.288 - 024.8888.4288
• Website: https://huongdandauthau.com 
• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong