Hiểu đúng về gia hạn thời điểm đóng thầu trong đấu thầu

Gia hạn thời điểm đóng thầu được hiểu như thế nào?

Gia hạn thời điểm đóng thầu là việc bên mời thầu thay đổi thời điểm kết thúc việc tiếp nhận hồ sơ dự thầu, tức là kéo dài thời hạn tiếp nhận hồ sơ so với thời điểm đóng thầu đã thông báo trước đó trong hồ sơ mời thầu.

Trong bối cảnh phần lớn các gói thầu hiện nay được tổ chức theo hình thức đấu thầu qua mạng, vì vậy việc gia hạn thời điểm đóng thầu được thực hiện trực tuyến trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, đảm bảo minh bạch và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình đấu thầu.

Những lý do phổ biến dẫn đến việc gia hạn thời điểm đóng thầu

Việc gia hạn thời điểm đóng thầu không phải là hành động tùy tiện, mà được thực hiện dựa trên tình hình thực tế phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu. 

Một số nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc gia hạn thời điểm đóng thầu bao gồm:

1. Bên mời thầu cần sửa đổi hoặc làm rõ hồ sơ mời thầu

Khi phát hiện ra lỗi kỹ thuật, thiếu sót hoặc nội dung chưa rõ ràng trong HSMT, bên mời thầu có trách nhiệm làm rõ hoặc sửa đổi. Nếu việc này có thể ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu của nhà thầu, thì thời điểm đóng thầu phải được gia hạn để đảm bảo tính công bằng.

2. Nhà thầu đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu và cần thêm thời gian để chuẩn bị

Nhà thầu có quyền gửi yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu. Nếu việc làm rõ diễn ra gần sát thời điểm đóng thầu, bên mời thầu có thể phải gia hạn để nhà thầu có đủ thời gian hiệu chỉnh hồ sơ.

3. Số lượng nhà thầu tham gia quá ít

Trong một số trường hợp, số lượng nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu ít, không bảo đảm tính cạnh tranh tối thiểu, bên mời thầu có thể gia hạn để khuyến khích thêm nhà thầu tham gia, tránh nguy cơ đấu thầu không thành.

THAM KHẢO: Tổng hợp 25 tình huống đấu thầu thường gặp và cách xử lý

4. Tác động từ các yếu tố khách quan

Một số tình huống bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, gián đoạn kỹ thuật của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc sự cố về đường truyền, hạ tầng công nghệ… cũng có thể là lý do chính đáng để bên mời thầu lùi lại thời điểm đóng thầu nhằm bảo đảm quyền lợi cho tất cả các bên tham gia đấu thầu.

5. Theo yêu cầu từ các cơ quan liên quan

Cơ quan quản lý nhà nước hoặc chủ đầu tư có thể yêu cầu xem xét lại nội dung hồ sơ mời thầu, các tiêu chí đánh giá, điều kiện dự thầu hoặc cần thêm thời gian để phê duyệt một số tài liệu pháp lý. Trong các trường hợp này, việc gia hạn đóng thầu là bước cần thiết để đảm bảo quy trình lựa chọn nhà thầu diễn ra đúng luật và không bị khiếu kiện về sau.

Quy trình gia hạn thời điểm đóng thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Hiện nay, việc thực hiện gia hạn thời điểm đóng thầu được thao tác trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Quy trình thực hiện bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập Hệ thống với vai trò Bên mời thầu và chọn Đấu thầu điện tử.

Bước 2: Để gia hạn thời điểm đóng thầu, bạn thực hiện theo trình tự sau:

Một số lưu ý khi gia hạn thời điểm đóng thầu

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng dành cho bên mời thầu khi thực hiện gia hạn thời điểm đóng thầu, cụ thể như sau:

1. Cần xác định rõ và chứng minh lý do gia hạn

Việc gia hạn phải dựa trên nhu cầu thực tiễn, có lý do chính đáng như: nhà thầu cần làm rõ hồ sơ mời thầu, sự cố kỹ thuật hay số lượng nhà thầu tham gia thấp… Không nên lạm dụng việc gia hạn để điều chỉnh theo ý chí chủ quan hoặc làm thay đổi mục tiêu lựa chọn nhà thầu.

2. Gia hạn phải thực hiện trước thời điểm đóng thầu ban đầu

Đây là nguyên tắc quan trọng: Gia hạn thời điểm đóng thầu chỉ hợp lệ nếu được thực hiện và công khai trước thời điểm đóng thầu đã công bố. 

3. Thực hiện công khai, minh bạch trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Việc gia hạn phải được đăng tải đầy đủ, rõ ràng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, đảm bảo mọi nhà thầu đều được thông báo kịp thời và tiếp cận thông tin bình đẳng.

4. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan

Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia sẽ tự động lưu các thao tác (log) liên quan đến việc gia hạn thời điểm đóng thầu. Tuy nhiên, bên mời thầu vẫn cần lưu giữ các tài liệu nội bộ liên quan đến việc gia hạn để phục vụ thanh tra, kiểm tra hoặc xử lý kiến nghị (nếu có).

5. Gia hạn không được làm thay đổi bản chất gói thầu

Việc gia hạn thời điểm đóng thầu không được làm thay đổi bản chất gói thầu, không được đi kèm với thay đổi lớn về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện hợp đồng hoặc tiêu chí đánh giá, nếu không sẽ vi phạm quy định về công bằng, minh bạch…

Lời kết

Gia hạn thời điểm đóng thầu sẽ là yếu tố cần thiết để góp phần đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong đấu thầu. Thực hiện đúng quy định sẽ giúp quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra suôn sẻ, tránh các rủi ro pháp lý và khiếu kiện không đáng có.

Hãy thường xuyên theo dõi Huongdandauthau.com để cập nhật thêm nhiều kiến thức hay và bổ ích liên quan đến hoạt động đấu thầu!

Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0904.634.288 - 024.8888.4288
• Website: https://huongdandauthau.com 
• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong