Hướng dẫn đấu thầu | Cẩm nang cho người mới bắt đầu

https://huongdandauthau.com

Biên bản đối chiếu tài liệu là gì? Mẫu biên bản đối chiếu tài liệu

Biên bản đối chiếu tài liệu trong đấu thầu là văn bản được lập nhằm xác nhận sự thống nhất giữa các thông tin, số liệu, hồ sơ giữa các bên liên quan trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu. Văn bản này thường xuất hiện khi cần làm rõ nội dung hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu hoặc các tài liệu phát sinh trong quá trình đánh giá. Việc lập biên bản đối chiếu giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh hiểu sai và là căn cứ pháp lý khi có khiếu nại, kiến nghị.
Biên bản đối chiếu tài liệu là gì? Mẫu biên bản đối chiếu tài liệu

Biên bản đối chiếu tài liệu là gì?

Trước khi tìm hiểu khái niệm biên bản đối chiếu tài liệu trong đấu thầu, doanh nghiệp cần nắm rõ đối chiếu tài liệu là gì? Đây là quá trình kiểm tra, so sánh các tài liệu bản gốc do nhà thầu cung cấp với các thông tin đã kê khai trong hồ sơ dự thầu và nộp kèm trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Dù pháp luật không quy định về khái niệm biên bản đối chiếu tài liệu trong đấu thầu. Tuy nhiên doanh nghiệp có thể hiểu:

“Biên bản đối chiếu tài liệu trong đấu thầu được hiểu là văn bản ghi nhận kết quả rà soát, xác minh tính thống nhất giữa các tài liệu trong hồ sơ dự thầu với bản gốc (hoặc tài liệu tương đương). Văn bản này giúp làm rõ thông tin, hạn chế sai sót và là căn cứ phục vụ công tác đánh giá hồ sơ một cách minh bạch, chính xác.”

Khi nào cần lập biên bản đối chiếu tài liệu trong đấu thầu?

Biên bản đối chiếu tài liệu trong đấu thầu thường được lập trong các trường hợp sau:

  • Khi có yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu: Bên mời thầu có thể mời nhà thầu đến để đối chiếu, xác minh tính chính xác của các tài liệu đã kê khai trong hồ sơ dự thầu so với bản gốc, nhất là đối với các tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm, hợp đồng tương tự,...

  • Khi phát hiện có dấu hiệu sai lệch hoặc mâu thuẫn giữa các tài liệu: Nếu trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, tổ chuyên gia phát hiện sự không thống nhất giữa các nội dung kê khai và tài liệu đính kèm, việc đối chiếu là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và khách quan.

  • Khi cần xác minh tính hợp lệ của bản sao tài liệu: Trường hợp hồ sơ dự thầu sử dụng bản sao không công chứng hoặc không rõ nguồn gốc, bên mời thầu có thể yêu cầu đối chiếu với bản gốc để xác nhận tính hợp lệ.

  • Khi có khiếu nại, kiến nghị liên quan đến hồ sơ dự thầu: Việc đối chiếu tài liệu có thể giúp làm rõ thông tin, làm căn cứ xử lý kiến nghị hoặc giải trình trong trường hợp có tranh chấp.

Việc lập biên bản trong những trường hợp này không chỉ góp phần hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu mà còn là cơ sở quan trọng để đảm bảo sự minh bạch, hợp pháp và phòng ngừa rủi ro trong hoạt động đấu thầu.

đối chiếu tài liệu trong đấu thầu
Các trường hợp nên lập biên bản đối chiếu tài liệu trong đấu thầu

Mẫu biên bản đối chiếu tài liệu mới nhất

Căn cứ tại điểm h, khoản 15, Điều 4 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT có quy định mẫu biên bản đối chiếu tài liệu là Phụ lục 4A, đây cũng là mẫu được áp dụng đối với tất cả các gói thầu.

*** Lưu ý:

  • Bên mời thầu, tổ chuyên gia phải lưu trữ tài liệu của nhà thầu để phục vụ công tác thẩm định, thanh tra, kiểm tra…

  • Đại diện nhà thầu được mời đến đối chiếu tài liệu phải có giấy giới thiệu của nhà thầu hoặc giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu.

mẫu biên bản đối chiếu tài liệu trong đấu thầu
Mẫu biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng mới nhất 2025

Link tải biên bản đối chiếu tài liệu file Word dễ chỉnh sửa

Quý doanh nghiệp có thể tải mẫu biên bản đối chiếu tài liệu đối với tất cả các gói thầu 2025 theo Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025 tại đây:

tai ve ngay

Nhà thầu có bắt buộc cung cấp tài liệu đối chiếu theo yêu cầu không?

Theo điểm c khoản 3 Điều 16 Luật Đấu thầu 2023 có quy định như sau:

“Nhà thầu, nhà đầu tư có năng lực, kinh nghiệm đã tham dự thầu và đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu nhưng cố ý không cung cấp tài liệu để chứng minh năng lực, kinh nghiệm khi được bên mời thầu yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu hoặc khi được yêu cầu đối chiếu tài liệu nhằm tạo điều kiện để một bên trúng thầu.”

Theo quy định hiện hành, một trong những hành vi bị cấm trong hoạt động đấu thầu là việc nhà thầu hoặc nhà đầu tư đã tham dự thầu, có đủ năng lực và kinh nghiệm, nhưng cố ý không cung cấp tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm khi được bên mời thầu yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu hoặc yêu cầu đối chiếu tài liệu, nhằm tạo điều kiện cho một bên khác trúng thầu.

Do đó, nhà thầu trong trường hợp đã đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu sẽ không được phép từ chối việc cung cấp tài liệu khi được yêu cầu đối chiếu, nếu hành vi đó dẫn đến làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu.

mẫu biên bản đối chiếu tài liệu
Nhà thầu có bắt buộc cung cấp tài liệu đối chiếu theo yêu cầu không?

Lưu ý khi soạn và ký biên bản đối chiếu tài liệu

Để đảm bảo biên bản đối chiếu tài liệu được lập đúng quy định và có giá trị pháp lý, nhà thầu và bên mời thầu cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình soạn thảo và ký kết biên bản đối chiếu trong đấu thầu, cụ thể:

  • Nêu rõ mục đích đối chiếu: Biên bản cần thể hiện rõ lý do lập, bao gồm: làm rõ hồ sơ dự thầu, xác minh bản sao tài liệu, xử lý kiến nghị,... nhằm đảm bảo tính minh bạch và căn cứ pháp lý rõ ràng.

  • Ghi nhận đầy đủ thông tin các bên tham gia: Cần ghi rõ họ tên, chức vụ của đại diện bên mời thầu và nhà thầu, thời gian, địa điểm đối chiếu.

  • Liệt kê cụ thể tài liệu được đối chiếu: Cần ghi rõ từng loại tài liệu được mang đến để đối chiếu (bản gốc hoặc bản tương đương), nội dung được kiểm tra và mức độ phù hợp với hồ sơ dự thầu đã nộp.

  • Có xác nhận chữ ký của các bên: Biên bản phải được ký tên, đóng dấu (nếu có) bởi cả bên mời thầu và đại diện nhà thầu để đảm bảo giá trị pháp lý.

  • Không được sửa chữa, tẩy xóa: Mọi chỉnh sửa phải có xác nhận của cả hai bên ngay tại thời điểm lập biên bản. Tránh việc biên bản bị khiếu nại, bác bỏ về sau.

  • Lưu giữ đúng quy trình: Sau khi ký, biên bản cần được lưu cùng hồ sơ dự thầu để phục vụ công tác đánh giá, thanh tra, kiểm tra nếu cần thiết.

Lời kết

Biên bản đối chiếu tài liệu trong đấu thầu là văn bản giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp pháp trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Việc hiểu rõ khái niệm, thời điểm áp dụng và lưu ý khi lập biên bản sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có, đồng thời tăng cường tính chuyên nghiệp và tin cậy trong hoạt động đấu thầu. Hy vọng những thông tin và mẫu biên bản được Huongdandauthau.com chia sẻ trong bài viết sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu.

Trường hợp có thắc mắc về đấu thầu cần giải đáp, bạn có thể liên hệ với Huongdandauthau.com qua:

Tác giả: Hồ Thị Linh

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây